امروز ۲۳ بهمن ۹۷ آقای رجب‌زاده عصارها مطلبی را با عنوان «چگونه به اساتید ایمیل بزنیم؟» از طریق گروه پستی به اشتراک گذاشته بود که حاوی نکات بسیار جالبی بود. مناسب دیدم ضمن اشاره به مطلب ایشان، روی چند تا از آن موارد تاکید بیشتری کنم:
۱٫ ادب: اقتضای ادب آن است که حتی وقتی بهای نقدی کالایی را می پردازیم، معامله را با کلمات مودبانه و احترام آمیز همراه کنیم (مثل ببخشید، لطفا، خواهش می کنم، قابلی نداره، …). اما در موارد متعدد، ایمیل‌هایی دریافت کرده‌ام که لحن آن، حتی در حد یک رابطه بازاری هم نبوده، چه رسد به آموزشی یا آکادمیک.
در همین رابطه، پرهیز از ارسال ایمیل‌های گروهی را توصیه می‌کنم. اگر از یک استاد به عنوان یک متخصص، سوال یا درخواستی داریم، لازم است که شآن او را حفظ کنیم و او را جداگانه و در نامه مستقل، طرف خطاب قرار دهیم، همان طور که مثلا مدعوین یک جشن عروسی با آگهی عمومی دعوت نمی‌شوند. پاسخ‌دهنده انتظار دارد در برابر وقتی که او صرف پاسخگویی به درخواست می‌کند، درخواست‌کننده نیز وقتی را صرف تهیۀ نامۀ جداگانه کند.
۲٫ طلبکاری: پاسخ به یک ایمیل، بویژه اگر پرسشنامه باشد، نیاز به صرف وقت و دقت نظر دارد. بنابراین درخواست باید به گونه‌ای باشد که پاسخ‌دهنده، کمترین انگیزۀ موجود برای پاسخ به نامه را از دست ندهد. توجه داشته باشیم که در وظایف اداری، هر فرد شاغل به مقام اداری بالاتر از خودش پاسخگو است و در وظایف حرفه‌ای، اخلاقی، شرعی، عرفی، ملی، و … خود فرد است که باید چنین وظیفه‌ای را احساس کند و هیچ چارچوبی برای واداشتن او به داشتن چنین حسی و انجام چنین وظایفی وجود ندارد. حتی برعکس، پاسخ دادن به درخواست‌هایی همچون پرسشنامه ایمیلی، فرد را از انجام کارهایی که در چارچوب اداری دارای پاداش هستند باز می‌دارد و بنابراین، کسانی که به این درخواست‌ها پاسخ می‌دهند برای این کار هزینه می‌کنند. بنابراین چه خوب است که درخواست‌کننده به این نکته توجه داشته باشد.
۳٫ سرعت: در مواردی ایمیل‌هایی دریافت کرده‌ام که فرستنده خواسته است به دلیل محدودیت زمانی مثلاً یک هفته ای که در تکمیل و ارائۀ پروژۀ تحقیقی خود با آن روبرو است، پاسخ هرچه سریع‌تری بگیرد. در همۀ موارد، هیچ پاسخی به این نامه‌ها نداده‌ام. زیرا جدای از وجود رگه‌ای از بی ادبی و طلبکاری در نامه، تصویری که از فرستنده برایم مجسم شده فردی است که تا دقیقه نود کارهایش به تاخیر افتاده و حال معلوم نیست با چه دقت و صحت ناممکنی می‌خواهد در این مدت باقیماندۀ کوتاه، کاری را سر هم کند و ارائه دهد.
۴٫ عدم رعایت آداب شبکه: برای ارتباطات شبکه‌ای اصولی هست (مثل تکمیل سطر عنوان، درستی متن، و .. در ایمیل) که از میان آنها می‌خواهم بر معرفی درخواست‌کننده تاکید کنم. برقراری ارتباط با نام‌هایی همچون دانشجو۲۰۰۰، الف۷۶۴۲، تهران۱۳۷۵، حبیب‌ق، … که فقط از نشانی ایمیل یا نام کاربری فرستنده نامه قابل استخراج است، یا صرفا به ذکر نام و نام خانوادگی بسنده کردن کافی نیست. پاسخ دهنده مایل است اولا بداند که با چه شخص حقیقی مکاتبه می‌کند و ثانیاً بداند که آیا او دانشجو است؟ در چه مقطعی؟ چه رشته‌ای؟ کجا؟ با کدامیک از اساتید؟ چرا او را برای پاسخگویی انتخاب کرده؟ و …
و سرانجام ، اسفبار این که، چه بسیار مواردی که دانشجویان این نکات را رعایت می‌کنند، اما درخواستشان بی‌پاسخ می‌ماند. شأن اجتماعی و جایگاه علمی اساتید اقتضا می‌کند که به پرسش‌های علمی پاسخ دهند. این اقتضا، امری و دستوری نیست؛ بلکه موجب ترویج اخلاق آکادمیک و اعتلای اخلاقی روابط علمی می‌شود. اساتیدی که به دلیل لزوم صرف وقت، مشغله‌های علمی، اجرایی، … به درخواست‌ها و پرسش‌های علمی پاسخ نمی‌دهند، خودبخود موجب ترویج این روش و منش، و واکنش مشابه از سوی همکاران خود می‌شوند.
(برای رفع مشکل عدم پاسخگویی اساتید به درخواست‌های علمی، چند سال پیش خواهان شکل‌گیری شبکه‌ای از اساتید پاسخگو در رشته شدم، که جز چند بازخورد موافق، با استقبال روبرو نشد.)